W 2019 roku wysłaliśmy średnio 293 miliardy maili. Statystyczna osoba wysyła i odbiera ich ok. 125 dziennie. Co ciekawe, ok. 55% wszystkich wysłanych maili to spam. Czytanie i pisanie maili zajmuje nam średnio 11 godzin tygodniowo. Jak zatem pisać je dobrze? Przeczytaj odpowiedzi na 5 najczęstszych pytań!
Co pisać w temacie maila?
Temat maila to wizytówka tego, co chcesz napisać , dlatego postaraj się, by ta jedna linijka była konkretna i „catchy”. Trzymaj się dwóch dobrych praktyk:
Po pierwsze: nie rozpisuj się w stylu:
„Description of the key points of our meeting of 20 May 2020, the list of board members and resolved further steps.” Skróć to do: “Meeting 20 May 2020 – summary”, a wszystkie szczegóły ujmij w treści wiadomości. Jak krótki powinien być temat maila? Przeciętna skrzynka mailowa pokazuje 60 znaków tematu, a przeciętny telefon – pomiędzy 25 a 30. Po angielsku daje to ok. sześć do ośmiu słów. Z tego też względu słowa kluczowe powinny się znaleźć na samym początku (eg. „Fire Drill rescheduled for Friday”).
Po drugie: pamiętaj o tym, dużo osób szuka maila po tytule, więc zadbaj o to, żeby tytuł był „researchable”, czyli żeby jasno odnosił się do treści wiadomości.
Jak zacząć e-mail po angielsku?
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Pisanie maili po angielsku wymaga zastanowienia się, kto jest odbiorcą Twojej wiadomości. Warto znaleźć imię i nazwisko danej osoby i rozpocząć od spersonalizowanego wstępu Dear Mr./Ms. Smith; Dear Adam. Po angielsku zwracasz się albo per pan + nazwisko albo po imieniu. Nie zaczynaj od Pani Kasiu, to jest bardzo polska konstrukcja.
A co jeżeli nie znasz imienia i nazwiska? Wtedy można zatrzymać się przy skierowaniu swojej wiadomości do danego działu, np. Dear Sales Department, lub do osoby na danych stanowisku, np. Dear Recruiter.
Możesz również spotkać wyrażenie zaczynające e-maila: Dear Sir or Madame, natomiast powoli odchodzi się od niego, z uwagi na to, że jest to mocno formalne i bardzo bezosobowe.
Ten wpis stworzyłam razem z Kamilą Kozłowską, z KAKO-localize, która przygotowała dla Ciebie super grafiki. Pozwolą Ci one szybko podjąć decyzję, jak zacząć e-mail. Pobierz je tu:
Pisanie maili: jak napisać pierwszą linijkę maila?
Jeśli ktoś Ci wysłał wiadomość jako pierwszy, możesz grzecznie odpisać:
Thank you for your enquiry/for writing to me/for contacting me.
Jeśli chcesz nawiązać do przeprowadzonej wcześniej rozmowy telefonicznej lub twarzą w twarz, dysponujesz całym arsenałem wyrażeń. Tutaj również zależy od stopnia formalności, którym się posługujesz. Wszystkie poniższe zwroty oznaczają „W nawiązaniu/odniesieniu do”
- In reference to,
- Regarding,
- I’m replying to,
- As we have discussed,
Bardzo ważne jest, żeby użyć czasownika mówiącego o tym, co konkretnie chcesz zrobić: analyze/describe/show/present/point out.
Po polsku często piszemy bardzo bezosobowo, unikając konkretnych zwrotów, np. piszę w sprawie XYZ/odnośnie spotkania. Po angielsku ważne jest użycie konkretnego action verb.
Czy you pisać wielką literą?
Nie. We współczesnym angielskim obserwujemy coraz powszechniejszą egalitarność (równość, brak hierarchii). Okazujemy sobie szacunek w inny sposób, poprzez poprawność polityczną (tu znajdziesz kilka słów na ten temat). Osoby anglojęzyczne, czy to Brytyjczycy, Amerykanie czy Kanadyjczycy, skracają dystans. Dla nich istnieje po prostu you. Nawet jeżeli piszesz Dear Mr/Ms, w treści maila trzymaj się już wyłącznie you, gdy chcesz nawiązać do odbiorcy. Kamila dodaje: „Patrząc na korespondencję kursującą w świecie anglojęzycznym, jednoznacznie wynika, że you piszemy zawsze małą literą w środku zdania. Mogę potwierdzić to też po wieloletniej pracy z korporacjami anglojęzycznymi i tłumaczami z całego świata. Piszemy do siebie you, nigdy You i nikt nie czuje się urażony z tego powodu.”
Czy pisanie „hope you are well” jest OK?
Kamila zauważa: „Każda komunikacja buduje relację. Jeśli czujesz, że takie początki są ważne i wnoszą wartość w Twoją relację z odbiorcą, umacniają ją — go for it! My z moimi kolegami po fachu lubimy sobie na początku maila napisać „How are you doing?” i nikt nie oczekuje, że druga strona będzie rodziła wywód o swoim obecnym stanie. Ot — taki filler, aby zacząć od dobrej strony (on the right foot), ale od razu milej się współpracuje. Albo jak już kończymy projekt, to rzucamy: „I hope the weather is as beautiful in Poland as here.” Nie wnoszą co prawda takie zdania żadnej merytoryki, ale budują relacje, a relacje w biznesie i poza nim to klucz do sukcesu.Ale gdy piszemy do prezesa, dyrektora, szefa, lepiej powstrzymać się od takich wypełniaczy, skupić się na merytoryce i tym buduj relację.”
Współautorką tego wpisu jest Kamila Kozłowska – nauczycielka biznesowego języka angielskiego, tłumaczka, korektorka tekstów. Ujawnianie ukrytego potencjału w ludziach to jej druga robota. Motywatorka i propagatorka użytecznego podejścia do nauki języków i hasła: pracuj mądrzej, nie ciężej. Znajdziesz ją na http://kako-localize.pl/, na Instagramie i na Facebooku.
Propozycja nie do odrzucenia!
Jeżeli podoba Ci się ten wpis, jeżeli uznajesz go za wartościowy, to dołącz do online’owych workshopów pisania! Zbieramy grupę osób, które potrzebują nauczyć się pisać po angielsku. Jeżeli wciąż borykasz się z tym, jak ładnie pisać i trafnie dobierać słowa, zapisz się na warsztaty!
Będziemy na nich omawiać konkretne przykłady maili, konkretne błędy i podpowiemy sprawdzone rozwiązania.
W zamian za zapis czekają na Ciebie 2 nagrody po pobrania — lista zwrotów „w odniesieniu, w nawiązaniu” do oraz lista action verbs, którą możesz wykorzystać już teraz!
Warsztaty wystartują w wakacje. Zapisz się, dowiesz się w pierwszej kolejności o konkretnej dacie!
